長時間でもだれない会議やワークショップを実施する裏ワザ

場作り屋の相内です!

私は仙台を拠点にワークショップの企画運営やファシリテーション、

コーチングなど、人が前進するための場作りを行っています!

 

アイディアを出さなければならない会議やワークショップが長時間に渡ると、

空間全体が硬直したように重苦しくなって、

意見はさっぱり出なくなるし

そこにいるだけで疲れるし

同じ話しが繰り返されるし

ああもう早く終われぇぇぇ!

この場から解放してくれぇぇぇぇっ!

って思ったことはありませんか?

 

私はたくさんあります(笑)

 

こういう会議やワークショップでは、

露骨に不機嫌になって誰かを攻撃する人や

貧乏ゆすりや舌打ちなどをする人

内職をしだす人なんかが現れたりして

ただでさえ重い空気が更に殺伐としていくのが常です。

 

こういう時、参加者は、

運営者は何をしているんだ!怠慢だ!

と文句の1つもぶつけたくなるのものですが、

運営しているメンバーも、参加者の異変には当然気づいています。

 

ですが既に休憩したばかりだったり、

時間に余裕が無かったりすると、

残念ながら参加者のガッツを頼りに会を進める以外、

選択肢が無いこともあります。

 

こういうシーンで、

冷や汗をかきながら神に祈っている運営者はすごく多いのではないでしょうか。

私にもたくさん経験があります。

 

でも実は、こうした状況を簡単に改善できるハックがあるんです!

それは『席替え』をすること。

ただこれだけです。

席替えをするだけで驚くほど場の空気が変わって、新鮮な感覚が蘇ります。

 

これって経験則から間違いないと確信していて、

私は頻繁に頼っているんですけど、

よく考えたら、なぜ上手くいくのはかわからないんですよね。

 

そこでなぜ上手くいくのかを、自分なりに考えてみました!

 

現状を維持したくなる人間のバイアス

まず始めに、

直接的な回答が載っていないかと思いGoogle検索をしました。

 

「席替え 空気 変わる」

「席替え リフレッシュ」

「席替え 効果」

 

などのワードで検索をしてみたのですが、

席替えの効果をポジティブに表現している記事は多かったものの、

満足のいく根拠には辿り着けませんでした。

 

そこで視点を変え、

認知バイアス(cognitive bias)からこの事象を説明できないものかと考えました。

 

認知バイアスの種類の1つに、

「視界が変わらないとだれる効果」はないだろうか?

と思ったのです。

 

認知バイアスとは心理学の用語です。

とてもかいつまんでご説明すると、

人は認知の偏りによって錯覚を引き起こし、非合理的な判断や行動をしてしまう

という現象についての研究を深めたものです。

 

私は2018年に読んだ、

『人生は、運よりも実力よりも「勘違いさせる力」で決まっている』

で認知バイアスについて興味を持ちました。

 

著者のふろむださんが、

その1つであるハロー効果について詳しく書かれていて、

面白そうな分野だなあと感じていたのです。

 

こちらは検索すると、

認知バイアス一覧で社会心理学入門という、

認知バイアスが一覧になっているサイトが見つかりました!

 

信念形成の際の認知バイアス

認識、選択、行動決定の際の認知バイアス

社会関連の認知バイアス

記憶関連の認知バイアス

など192個の項目がまとまっていました。

 

サイトを眺めていて、

ほとんどのバイアスは全く関連がないことに落胆しつつも、

席替えすると空気が変わることを説明できるとしたらコレでは?

という感覚を微かに得られたのが「現状維持バイアス」というバイアスでした。

 

人間は未知のものや未体験のものを避けようとする心理があって、

現状を維持したいという気持ちに傾くという作用のことです。

 

「人は変化を嫌う」とよく言われるのは、

このバイアスが存在するためです。

 

現状維持バイアス だれる会議 席替え効果の関係

私は心理学のプロではないので、

ここからは推論になってしまうのですが、

新しいアイディアを作るための会議やワークショップでは、

思考がフレッシュで体の疲労も無い前半は、

現状維持バイアスに思考や行動を支配される割合が少ないのではないでしょうか。

つまり、理性によって現状維持バイアスを抑え込んでいる状態です。

 

しかし会議が長時間に及ぶにつれて、

だんだんと心身に疲れが蓄積されて行くことで、現状維持バイアスが暴れ始めます。

 

そうすると変化や未知のものを受け入れるための心の器

があっという間に溢れてしまい、

 

アイディアを出したほうが会議は早く終わるし、

自分たちの会社の未来や、

自分自身の未来が好転する期待値があることを、

頭ではしっかり分かっているのにも関わらず、

なんだか霧がかかったように何も考えることができなくなる

 

新しいことを始めたら何かを失うことになるかもしれない

という実体のない恐怖心に蝕まれて、身動きがとれなくなってしまう

 

ということが知らず知らずのうちに、

体の中で起こっているのではないでしょうか。

 

そうして現状維持バイアスに一旦支配されると、

会議に参加する誰かがキレたり、

ワークショップ参加者の一人が泣き出したりと、

変わらざるを得ない劇的な事象が起こるまでなかなか抜け出すことが出来なくなる。

 

しかし、

こうした作用が起き始める前に『席替え』を挟むと、

参加者から見える景色

隣の人との距離

周囲に漂う香り

イスの質感

風の流れ

などなど自分を取り巻く環境が大きく変わります!

 

これが脳を上手くダマして、

現状維持バイアスの働きを弱めたり、

もともとの意図である新しいアイディアを作るぞ!

という気持ちを保つ作用を生むのではないでしょうか?

 

もしこの件について詳しい方や、

持論をお持ちの方がいらしたらぜひ教えてください!

抵抗なく席替えを実施する声がけのポイント

前述したように、

席替えをするなら疲れ始める前のほうがより効果的です。

私は2~3時間を目安に席替えを促しています。

 

ちなみにこのワザをとあるコミュニティで披露したところ、

試してみたいけれど、会議の席を変えるのって激しい抵抗を受けそうじゃない?

どうやってスムーズに席替えをしてるんですか?

 

との質問を受けました。

確かに自分より上席が多く出席している会議などではやりづらいかもしれません。

 

ただ、この点に関しては、

参加者が自分より立場が上か下かを問わずに、

席替えをしたい理由を明確に伝えることがポイントだと思います。

 

進行者からいきなり席替えをしろと伝えると、

いくら自分より年下で立場が弱い人が多い場でも、正直それなりの抵抗に遭います。

なぜなら、既にそこにも現状維持バイアスが潜んでいるからです。

 

それを力で解決してしまっては逆効果もいいところ。

そこで私は、必ずこう伝えています。

 

「私は今日この場が、皆さんにとって素晴らしい機会になればと思っているのですが、

いま皆さんのことを前から見ていてひとつ気になっていることがあります。

それは、この2~3時間、皆さんの隣にいる人が変わっていないことです。

 

皆さんご存知ですか?

同じ場所に座り続けて、隣の人や、目に見える景色が変わらないと、

人の頭はどんどん硬直化していって、新しいアイディアを生み出しづらくなるんですって。

そうなってしまっては、せっかく皆さんにお集まりいただいた意味がありません。

 

そこでぜひ皆さんに協力をお願いしたいのですが、

今から席替えをさせてください。

 

会場の前に座っている方は後ろへ、

後ろに座っている方は前にというふうにシャッフルしたいんです。

 

その際は隣に座る方がこれまでと違う方になるよう、

加えて意識してみていただけませんか?

 

そしてこれ、

今回だけではなくって、

ワーク中や休憩後などもぜひ頭の片隅においていただいて、

頻繁に座る場所を変えてみてください。

 

そうすることで、

この機会がよりアイディアに溢れた時間になることを願っています」

 

ベースの文章はこんな感じです。

これを目上の方にお伝えする時はもっと丁寧に、

高校生に伝える時はもっとライトに言い回しを変えて、

席替えに協力していただいています。

 

これを書きながら思いついたのですが、

言って伝えるのが難しい場では、

席替えゲームやくじ引きなんかを用意しておくのもいいかもしれませんね!

 

いずれにしても、

席を変わるとアイディアが湧き続ける

と参加者に認識してもらうのは大きなポイントです!

 

これはただ参加者に納得してもらうだけではなくって、

参加者の確証バイアスをポジティブに作動させて、

場に良いエネルギーを生み出すことにも繋がるからです。

 

確証バイアスとは

認知心理学社会心理学における用語で、仮説や信念を検証する際にそれを支持する情報ばかりを集め、反証する情報を無視または集めようとしない傾向のこと[1]

wikipediaより引用

 

席替え以外で意識していること

ちなみに私は、

アイディア出しの場を作るときには、

以下のようなことも併せて意識しています。

こちらもすぐに使えることばかりですのでご参考ください。

 

換気

新鮮な空気が充満する部屋は心地がいいし、

人は風の流れを感じると感性が開きます。

もわっと澱んだ空気が充満しないように、

ぜひ意識して積極的に換気をしてみてください。

会社の会議室でも、

休憩中はドアを開けておくだけでだいぶ変わりますよ!

 

糖分の補給

飴やチョコは長時間の会議やワークショップに欠かせません。

新しいことを考えている時はエネルギーが消費されますので、

補給せずに放置しているとガス欠になります。

いったんガス欠になってから補給をしても、

通常の状態に戻るまで時間がかかります。

だからこまめにエネルギー補給できる状態を作っておくのが大切です。

 

熱いコーヒー

熱いコーヒーを飲んだ時の覚醒した感じ、

コーヒーを好きな方なら身に覚えがあるのではないでしょうか?

長く時間がかかると最初から分かっているなら、

途中でコーヒーを買いに行く時間を設けておくか、

ポットなどに入れて備えておくといい切り替えに繋がります!

 

少し暖かめな温度設定

会場の気温は少しだけ熱いかなと感じる程度に設定します。

これも経験則なんですが、

会場が寒いと場が閉じて、意見が少なくなることが多いんです。

しかし熱すぎると皆だれてしまうので、

適温の範囲で少しだけ熱めに。

これがポイントです!

 

長めの休憩

そもそも時間が足りない

せっかくの機会だからたくさん詰め込みたいという気持ちはよく分かります。

でも成果を出したければ、

長めにワークをするより、

長めに休むことのほうが機能することも多いです。

 

私が長時間の場作りを行う際は、

休憩時間は15分で考え、原則としてそれ以下で設計することはありません。

当日は場の様子を見て、20~30分フリータイムを入れることもあります。

リラックスした状態は本当に大切です。

 

音楽

ワーク中にかけても支障が無ければワーク中に、

会議のような場なら休憩中だけでも音楽をかけておくとだいぶ場の空気が和らぎます。

カフェで流れているような音源をいくつか持っておくと重宝しますよ。

 

若者と一緒に活動する時は、

休憩中に流行りの曲を流しておくとすごく喜ばれます!

ただしこれはワーク中は避けてください。

みんな歌に集中しちゃってワークしなくなるんで(笑)

 

最後に

いかがでしたでしょうか!

 

会議やワークショップでの場の作り方って、

なかなか言語化して論拠を持つことが難しいのですが、

経験則として、

かなり高い確率でこうだ!

と言えることはかなり多くあります。

 

この記事についても、

論拠なく書いても良かったのですが、

背景がないと信じてくれない人も当然いるわけです。

 

ただ私はもっと、

機能する会議や機能するワークショップを、

日本中に増やしたいという思いがあります。

 

そうした場が増えることで、

今よりも働きやすい職場が増えたり、

自分のやりたいことにチャレンジできる人が増えて、

日本全体が更に豊かになったら嬉しいと思っているからです。

 

だから今回は多くの方にこのワザが広まることを意図して、

説明できそうな情報をあれこれ調べてみました。

 

申し訳ないのですが、

先に書かせていただいたように、

ここで書かせていただいた内容が正しいかは分かりません。

 

そして誤解を恐れずに書けば、

この記事の論拠が正しいかどうかは、

さほど重要ではないと思っています。

 

この記事を読んで、

試したいと思ってくださる方

試してみて本当に使えるじゃん!と喜んでくださる方

もっと価値を生み出せる会議を生み出すにはどうしたらいいかを考える方

が増えて何か行動を起こされたらとても嬉しい!

そして日々に少しでも違いが生まれたら!

そう思って書きました。

 

長くてだるくて大したことが決まらない場ではなく、

長いのにアイディアが止まらず楽しくて仕方ない場が、

日本にもっと増えることを願っています。

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

人生を自分らしく!

相内 洋輔

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