東北のNPOで働く若手職員にパワーポイント講座を提供

2023年10月17日

ワークショップデザイナーの相内洋輔です。先日、東北のNPOで働く若手職員をZoomでつなぎ、メッセージ伝達力と作業効率を高める「美しいパワーポイント」の作り方講座を提供させていただきました。

前回のコンセプトメイキングに続き2回目となった今回は、4団体の若手職員が参加してくださいました。

パワーポイント作りの原理原則を知ることが上達の近道

私は20代後半の頃、パワーポイントでの資料作りが苦手で、上司からたびたび注意されていました。最初は(なんでそんなに細かいことを仰るのだろう…、時間の無駄じゃないか)と不満たらたらだったのですが、今となっては教わっておいて本当によかった…、と感謝しかありません。

パワーポイントって作成の原則を身につけてさえおけば、美しい見栄えでしっかりと情報が伝わる資料を短時間で作れるようになります。ただ、それを知らないといつまで経っても上達せず苦労するので、今回の参加者にはぜひお伝えしたいなと思っていました。

というのもワークショップなどを開催するなら、参加者の気持ちがノリ、ワークの指示が分かりやすい投影資料が望まれますし、行政や助成財団などに企画をご説明するなら、抜け漏れなく情報がまとまり、ロジックの展開が明確な資料が必須です。ローカルのNPOにはこうした機会がたびたびあり、それぞれが団体の評判、ファンドレイズに直結します。

実際に私は、助成財団の職員として10年以上さまざまなNPOの申請書等を拝見してきましたが、資料作りが巧みではない団体は損をすることが多いと思います。

資料作りが稚拙だと知らないところで損をしがち

中でも私が一番もったいないと思うのが、パワーポイントの定型デザインを使って、レイアウトや文章表現が崩れた資料を作ってしまうことです。定型デザインは余白が少なめであることが多く、テキスト等の配置が難しいため、稚拙な仕上がり、安っぽい印象に仕上がってしまう難しさがあるなと私は感じているのですが、この悪印象が相手を身構えさせてしまうのです。

髪型や格好や顔つきが厳ついヤンキーを突然紹介されて「コイツめっちゃ優しいんだよ！」と言われても、(本当ですか…？)と思うのと同じように、資料のデザインが洗練されていないと、いくらアピールをされても、この団体は業務遂行力が低いのかも…？　という疑いの気持ちが拭えなくなります。その結果、チェックや質問が厳しくなり、減点方式な見方になっていきがちです。

一方で、キレイにまとまった資料に出会えた時は、それだけで団体への信頼感が増幅されます。こういう細部にこだわれる団体は、様々な点で気が行き届くだろうとポジティブな想像が膨らむのです。

もちろん、資料はキレイだけど見掛け倒し、資料はイマイチだが活動はピカイチということも頻繁にありますので、資料の出来栄えだけで団体さんの評価を決定するわけではないんですけれど、与える印象にはかなりの差があります。