ワークショップ運営の初心者が陥りやすい7つの罠

2020年7月7日

ワークショップデザイナーの相内洋輔です。最近は自分でワークショップを実施するだけに留まらず、ワークショップの企画運営についてたくさんご相談をいただくようになりました。

相談を聞いていると、ワークショップを始めたばかりの方ほど同じような罠にはまっているなあと感じます。そこさえ乗り切れば、更に深みのあるワークショップが待っているはず！！

そこで今日は、私が思うワークショップを実践し始めたばかりの方が陥りやすい7つの罠とその対処法についてご紹介したいと思います。ワークショップのレベルアップを目指している方や、今から始めようとしている方の参考になれば幸いです。

① 知っているワークをつなげたくなる罠

ワークショップの相談を聞いていて圧倒的に多いなと感じるのが、とりあえず自分が知っているワークをつなげて、それっぽい形を作ろうとしてしまう罠です！

このパターンでは「ここはワールドカフェをして、次はブレストしたいと思います。どう思いますか？」という感じで相談されるので、決まって「そのワークで得たい成果は何ですか？」と聞き返すことになります。

私は、初めてワークショップを実施する際などは、知っているワークをつなげて構成を考えてみるのも悪くないと思います！

でも、少し慣れて来たり、たくさんの参加者が来て絶対にハズせないような状況だとしたら、

最初にワークショップのゴールを定めて、次にゴールへたどり着くためにどんなステップがあると良いかを考えて、それから適切なワークは何かを考える、という手順での設計をおススメしています。こうやって設計を始めると、一貫性のあるワークショップが生まれやすくなり、対話が深まるようになります。

ちなみに私は、ワークショップのゴールを定めたら、2時間のワークショップでも、2泊3日のワークショップでも、必ずゴールまでの3ステップを考えます。例えばこのような感じです。

そうしてから、ステップごとに適切と思われるワークを配置すようにしています。

② たくさんのワークを盛り込みたくなる罠

続いて多いのが、とにかくたくさんのワークを盛り込んでみたくなる罠です。具体的には、2時間30分のワークショップで、5個も6個もワークがある、みたいな感じ。

心配だからやれることは全部やりたい！　という気持ちは分かるんですけど、熟達したワークショップデザイナーでない限り、ワークを詰め込みすぎないほうが良いと思います。

ワークの切り替わりが激しいワークショップはタイムキープが大変だし、しっかりゴールへとつながるようデザインするのも難易度が高いです。また、各ワークにじっくり取り組めない時間配分になりがちで、参加者の満足度や参加意欲が低下するリスクも。

ちなみに私は、2時間30分のワークショップだったら最大でもアイスブレイク、メインワーク①、メインワーク②、振り返りの4パーツまでで構成することが大半です。

かつ、メインワーク①や②は、もし時間が延びてしまっても対応できるようバッファを考慮した時間配分を設計したり、後半のワークをカットしても差支えがないように準備しています。

ワークショップにおいては、「下手な鉄砲も数撃ちゃ当たる」は当てはまらないと思うんです。だからまずは、ひとつひとつのワークをじっくり丁寧、を基本スタイルにすることをおススメします。

③ 奇抜なアイディアを優先したくなる罠

思いついてしまった奇抜なアイディアを実施したくなる罠も出現頻度が高い罠です！

このケースの場合は、「会の目的に合わないから違う流れを考えたほうがいいよ？」と助言をしても、「いや、このアイディア、めっちゃ面白いと思うんですよね。どうにかできないですかね？」と粘り強く提案され続けることが多いです。どうにもなりません！

確かに、思いついちゃった面白ワークをやりたくなる気持ちは分かります。ですが、アイディアに固執するんじゃなくて、会の目的を達成することに固執してーーーー！　とお伝えしたくなりますね。

いくら奇抜で面白いワークでも、ワークショップのゴールに到達するためのステップから逸れているものや、ワークの効果が薄いものは採用してはいけません。

それよりは、地味でも着実に効果を上げてくれるワークをおススメします。

④ 扱うテーマを勉強せずにワーク設計してしまう罠

ワークショップは、みんなで意見を出し合って答えを創る場だから、運営者が詳しい知識を有している必要はない、と思っている方も多いんでしょうか？　扱うテーマに対してほとんど勉強せずにワークショップを設計してしまう罠もたびたび見受けられます。

確かに、ワークショップを設計するに当たって、企画者が必ずしも扱うテーマを詳細に知り尽くしている必要はないと思います。実際、私も全くの素人ながらワークショップを作らせてもらうテーマが年に何度もあります。

ただ、ある程度のことは知ったうえでワークショップを設計したほうが、より良い議論が生まれる確率が高まります。なぜなら前提知識の有無は、特に、「問いの深さ」に直結するからです。

問いは議論を始めるためのスイッチ。みんなが思わず考えたくなったり、新たな視点に心が躍ったり、難しいけれどこの先には大きな成果がありそうと感じられたりする問いこそ、ワークショップを深めてくれます。

どんな問いを立てると参加者にとって有益かを知るためには、事前に予備知識を獲得し、参加者がひとりでは到達しえない領域はどこなのかをしっかり把握しておく必要があります。

「当たり前のことすぎて今さら語る価値もない！」と思われてもいけませんし、「全然想像もできなくて何も浮かんでこない…」と思われてもいけません。ちょうど良い塩梅の問いが大切です。

だから私としては、最低でも扱うテーマに関する書籍を3つ、Web記事を5つくらいは読んでみることをおススメします。

また、扱うテーマに対して専門性を有している知人に協力を仰ぐこともとても有効です。

私はよく、事前のリサーチから感じた仮説と問いを専門家にぶつけてみて教えを乞うています。専門家の視点は我々より圧倒的に鋭いので、参加者にとって没入感が生まれるゾーンを見極めやすくなります。

⑤ ひとつの案を作り終えて満足してしまう罠

これは相談されるケースのほとんどに当てはまるのですが、ワークショップを作り慣れていない方ほど、一案だけを作成して満足してしまう罠に陥ります。

ワークショップの設計に慣れていないと、時間はかかるし、エネルギーの消耗も半端ないです。だからひとつの案が完成すると、大きな達成感が湧いてきますよね。

でも、敢えて書かせていただくと、ワークショップのゴールへ到達する方法は無限にあるんです。問いの言葉、ワークの種類、実施するワークの数などなど、ワークショップでは自由に設計できるパーツが圧倒的に多いから。

だから一案目を作成したら、ちょっと内容をアレンジを加えたBパターン、がらっと内容を変えたCパターンと、3つほどワークショップ案を考えてみることをおススメしたいです。そうすることで、最もゴールへ到達しやすいワークショップ案はどれなのかが見えてきます。

また、複数案を検討しておくと素晴らしい効能があって、ワークショップを実施中に内容を修正しなければならない状況に陥った時も、焦らずにワークを組み替えられて安心しますよ！

ちなみに私は、2時間半くらいのワークショップなら4~5個のワークで10通りくらいの流れを、2泊3日のワークショップなら20個のワークで100通りくらいの流れを考え、ひとつひとつ脳内でシミュレーションしてから、どのワーク、どの流れを採用するかを決めています。

だから参加者の状況に合わせてその場でぱぱっとワークの内容を変えたり、ワークの順番を変えることに全く抵抗がありません。

⑥ 無理やりアイスブレイクさせたがる罠

無理やりアイスブレイクさせたがる罠もワークショップのクオリティに大きく直結します。この罠には、特に高校生や大学生の若者がハマりやすいです。

具体的には、冒頭のアイスブレイクで過度な参加を求め、そして滑ります。これらは多くの場合、ダンスや大声での発生が伴います。身体的な接触も加わるとさらに危険信号です。これらは合宿系のプログラムで頻出します。私としては、もっとも撲滅したい罠のひとつです。(追記：最近はコロナの影響でこうした機会が激減しているように感じます)

「アイスブレイク＝場をほぐさなければいけない！！」という想いが強すぎるんでしょうね。まるで氷山を破壊しなければならないかのようなテンションで、そのノリに合わせることを強制してしまう人たちのなんと多いことか。これ、全くの逆効果だと思っていまして。

そうじゃなくって、一口大の氷が溶けるくらいのイメージで肩の力を抜いてやればいいんです。

どんな人がいる場なのかが分かるとか、自分のことを少し人に話せるとか、楽しく共通点が見つかるとか、自然と笑顔になっちゃうとか、それくらいのことで充分！

だから、緊張をほぐさなければならない！　と考えるのではなくて、みんなが自然と場に馴染めるようになるにはどうしたらいいか？　と考えてみることをおススメしますよ！

どうしてもダンスなどの激しいアイスブレイクを入れたい場合は、参加できる範囲でOKですとか、一言添えてあげるだけでもだいぶ場の雰囲気が変わります。

無理やりアイスブレイクさせるのダメ、ゼッタイ！

※私はこれまでに2人、会場の空気を全て巻き込むことができる規格外のアイスブレイクマンにお会いしたことがあります。もしあなたがそういう方だった場合、上記のことは無視してください。

⑦ 立てた予定どおりに進行したがる罠

最後は、予定通りにワークを進行したがる罠です。

ワークショップの本番では色んなことが起こります。開始時間が10分くらい遅れるということもよくありますし、備品の不調や、思わぬ質問、予想外の盛り上がりなどなど、立てた予定から時間がズレていくことのほうが普通です。なので私は、ワークショップ中は事前に立てた予定には一切こだわらずに場をリードしています。

一方、ワークショップの運営経験が浅い方ほど、立てた予定どおりにワークショップを進行することに意識を奪われてしまう場合が多いです。

具体的には、せっかく場が盛り上がっているのに時間通りでワークを止めて流れを切ってしまったり、対話が深まっていないのに次へと進んでしまったり、時間が足りなくなっているのに予定通りのワークタイムを取ろうとしてテンパってしまったりなどなど。

ワークショップの目的は、設計したゴールへと到達することです。そのために計画を立てているので、その計画に固執したく気持ちは痛いほど分かります。でも、事前の予想と、当日の参加者の状況やコンディションが完全一致することなど有り得ないと思っていたほうが柔軟です。

だからワークショップの目的を達成するためには、その場で柔軟にワークショップの内容や時間配分をアレンジし直すことが大切です。ワークショップの運営は決まった楽譜どおりに演奏するオーケストラではなく、即興で音を響かせ合うジャズなのです。